Zapytanie ofertowe – wdrożenie systemu ERP
DOTACJE NA INNOWACJE
Warszawa, dn. 5 stycznia 2012
Aaltonen Sp. z o.o.
ul. Wał Miedzeszyński 438
03-994 Warszawa
Szanowni Państwo,
Firma Aaltonen ogłasza zapytanie ofertowe na wdrożenie następujących elementów systemu ERP.
1. Instalacja i konfiguracja platformy sprzętowejInstalacja infrastruktury sprzętowej systemu ERP, instalacja odpowiednich komponentów oprogramowania jak np., OS, bazy danych, itp. wskazane przez Aaltonen we wskazanym miejscu.
2. Szkolenie zespołu projektowo – wdrożeniowego
Po stronie firmy Aaltonen powołany zostanie zespół odpowiedzialny za współpracę z firmą zewnętrzną w ramach projektowania i wdrażania nowych rozwiązań informatycznych. Pod kątem wybranych technologii przeszkolonych zostanie Dział IT (4 osoby) oraz dodatkowe osoby wskazane przez Aaltonen – max 8 osób. Szkolenia obejmują co najmniej 10 dni szkoleniowych.
3. Projekt rozwiązań systemowych
Ekspertyza firmy informatycznej, która pozwoli na:
a. określenie zakresu projektu, w tym rodzaju komunikatów i klientów do podłączenia w ramach projektu w czasie trwania projektu.
b. wybór metodyki i narzędzi prowadzenia projektu, komunikacji w zespole. Opracowanie zasad tworzenia dokumentacji.
c. specyfikację zakupywanego sprzętu i oprogramowania zgodnie z potrzebami Aaltonen.
4. Analiza i mapowanie procesów biznesowych
Prace przy opracowaniu procesów biznesowych w aplikacji, aby odpowiadały specyfice firmy i jej potrzebom. Wymagane jest przeanalizowanie wszystkich procesów w firmie i skonfrontowanie ich z możliwościami systemu ERP.
5. Licencje - System klasy ERP (user cal)
Licencje powinny być na skalowalny i wielofirmowy system ERP
Ilość licencji –70 sztuk.
6. Szkolenie użytkowników systemu klasy ERP
Szkolenia użytkowników będą rozbite na poszczególne etapy/zadania:
a. wszyscy - środowisko programowe (obsługa ogólna np. formatka kontrahenta, generowanie dokumentu PDF, itp.)
b. Poszczególne działy firmy wskazane prze Aaltonen, takie jak księgowość i controling, handel, zakupy, magazyn, zasoby ludzkie oraz inne wskazane w analizie – szkolenia będą dotyczyć tylko specyfikacji tych działów -
łącznie przeszkolonych zostanie 70 osób, przewidziano na ten cel co najmniej 30 dni szkoleniowych.
7. Szkolenie administratorów systemu klasy ERP
Nad prawidłową pracą systemu po jego wdrożeniu będzie musiał czuwać zespół informatyków z firmy Aaltonen. Na ich przeszkolenie przewidziano co najmniej 10 dni szkoleniowych – ilość osób max. 5.
8. Certyfikat systemu ERP i narzędzia podpisu kwalifikowanego.
Zakup certyfikatu ERP oraz zakup i instalacja odpowiedniego oprogramowania nie kolidującego z systemem ERP do podpisu kwalifikowanego.
9. Implementacja systemu ERP cz. I
10. Implementacja systemu ERP cz. II
Dotyczy Punktów 9 i 10
W następstwie analizy i stworzenia mapy procesów, firma zewnętrzna wdroży system w przedsiębiorstwie. Obejmuje on:
a. Konwersję procesów z systemów użytkowanych aktualnie,
b. Przygotowanie mechanizmu konwersja danych kartotekowych 2 systemów użytkowanych aktualnie,
c. Budowę agregatów danych historycznych,
d. Przygotowanie mechanizmów ładowania danych z systemów użytkowanych aktualnie,
e. Konfigurację i dostosowanie systemu do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa,
f. Testowanie wdrożeniowe,
g. Wprowadzanie poprawek,
h. Wsparcie szkoleniowe i techniczne w pracy produkcyjnej.
Obligatoryjne funkcjonalności systemu klasy ERP
Zamawiający obligatoryjnie wymaga, aby system klasy ERP spełniał w standardowym rozwiązaniu wymienione w tym punkcie wymagania. Nie oznacza to jednak, iż dostarczony system ERP będzie standardowym rozwiązaniem i zakłada się, iż wszystkie wymagania określone podczas analiz zostaną zrealizowane.
a) Zakres funkcjonalny aplikacji klasy ERP
1. System klasy ERP musi w podstawowym rozwiązaniu posiadać obsługę następujących obszarów:
a. Sprzedaż – obsługa podstawowego procesu sprzedażowego z dokumentami zamówień od odbiorców, wydań, faktur oraz paragonów wraz z obsługą programów spedycyjnych,
b. Zakupy - obsługa podstawowego procesu zakupowego z dokumentami zamówień do dostawców, przyjęć i faktur zakupowych,
c. Magazyn – obsługa wielu magazynów wraz z możliwością przesuwania towarów pomiędzy magazynami, obsługą dokumentów rozchodów i przychodów wewnętrznych, obsługą inwentaryzacji,
d. Planowanie towarowe – obsługa modelu planowania towarowego wraz z możliwością generowania zamówień do dostawców,
e. Księgowość – obsługa kont, automatycznych księgowań oraz wymaganych przez polskie prawo deklaracji i raportów,
f. Zarządzanie zasobami ludzkimi – wskazana funkcjonalność podczas przeprowadzenia analizy,
g. Środki trwałe – obsługa dokumentów, kartotek środków trwałych i raportów zgodna z polskim prawem,
h. Kasa - obsługa kasy w zakresie dokumentów KP, KW wraz z automatycznymi dokumentami KP przy paragonach,
i. Bank – obsługa importów i eksportów przelewów z i do systemów bankowych,
2. Interfejs dostępowy B2B dla aplikacji trzecich – interfejs dostępowy umożliwiający komunikację systemu ERP z innymi systemami.
3. BI – Biznes Inteligence – moduł do raportowania
4. Licencja wielopodmiotowa (bez ograniczeń) - System obsługujący Aaltonen + partnerów
b) Wymagania techniczne systemu ERP
1. Skalowalność aplikacji ERP – wymagana jest pełna skalowalność systemu ERP, co oznacza możliwość zmiany oraz zaimplementowania dowolnej funkcjonalności bezpośrednio na wdrożeniu bez konieczności wprowadzenia takiej zmiany do rozwiązania standardowego przez producenta,
2. Wbudowany język programowania – wymagane jest, aby aplikacja ERP posiadała wbudowany język programowania, w którym zostały zaimplementowane wszystkie funkcjonalności standardowe,
3. Możliwość wprowadzania dowolnych zmian przez pracowników Aaltonena – wymagane jest, aby pracownicy Aaltonena mieli możliwość wprowadzania dowolnych zmian oraz rozbudowy funkcjonalności oraz zostali przeszkoleni w tym zakresie,
4. Praca na bazie testowej – wymagane jest, aby wprowadzanie zmian można było wykonywać na bazie testowej przygotowując tzw. ramki (paczki ze zmianami kodu), które to dopiero po wytestowaniu zmian będzie można wgrać do bazy produkcyjnej,
5. Współpraca z aplikacją MS-SQL – ze względów historycznych aplikacja musi działać na bazie danych MS-SQL.
6. Możliwość tworzenia we własnym zakresie dowolnych graficznych zestawień,
7. Możliwość ustawienia dowolnych scenariuszy przepływu pracy (WorkFlow),
8. Widoczny w systemie kalendarz pracy użytkowników obejmujący wydarzenia planowane, oraz wydarzenia związane z czynnościami do wykonania w systemie powiązany ze scenariuszem WorkFlow,
9. Możliwość bezpośredniej pracy lub wymiany danych z innymi bazami danych, tak aby system podczas przetwarzania danych rozproszonych zarządzał transakcjami bazodanowymi jednocześnie w kilku bazach (nawet różnych producentów),
10. Możliwość pracy off Line w oddziale bez udziału sieci, potem okresowa wymiana danych z centralą,
11. Możliwość połączenia i sterowania innymi aplikacjami za pomocą interfejsów COM+.
c) Inne wymagania
1. Opracowanie struktury danych, powiązań (projekt bazy danych),
2. Opracowanie standardów komunikacji dla XML i schematów walidacji (XML Schema) na podstawie dostępnych standardów i dokumentacji partnerów,
3. Opracowanie standardów komunikacji uproszczonych (txt. csv, xls) i schematów walidacji na podstawie dostępnych standardów i dokumentacji partnerów,
4. Opracowanie struktury serwisów webowych,
5. Opracowania procesów ładowania i weryfikacji danych (ETL),
6. Opracowanie interfejsu konfiguracyjnego (po stronie systemu ERP).
Dodatkowe funkcjonalności systemu klasy ERP
Wymienione w tym punkcie funkcjonalności nie są obligatoryjne i nie będą uruchamiane podczas projektu, ale ze względu na planowany rozwój spółki Aaltonen, będą one konieczne w najbliższej przyszłości i z tego względu funkcjonalności te będą dodatkowo punktowane:
1. Obsługa magazynu wysokiego składu wraz z przenośnymi terminalami - system powinien posiadać wbudowany integralny moduł do obsługi magazynu wysokiego składu wraz z obsługą terminali przenośnych zaimplementowany w tej samej technologii co system ERP,
2. Możliwość konsolidacji finansowej.
Wymagania ogólne:
1. System MUSI zostać zaimplementowany zgodnie z harmonogramem wymienionych powyżej elementów:
• Do 29/02/2012 – realizacja punktów 1-4
• Od 01/03/ 2012 Do 31/07/2012 - realizacja punktów 5-9
• Od 01./08/2012 Do 31/01/2013 - realizacja punktów 10.
2. System z założenia obsługuję wnioskodawcę + partnerów.
3. Aaltonen zastrzega sobie prawo, iż po wykonaniu zadania „Analiza i mapowanie procesów biznesowych”, w przypadku gdy analiza wykaże koszty i prace nie do zaakceptowania przez Aaltonen, Aaltonen może unieważnić zobowiązanie wynikłe w trakcie przetargu i ogłosić ponownie to zapytanie ofertowe.
4. Warunki udziału w postępowaniu
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy
a) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
b) Posiadają certyfikaty lub inne dokumenty uprawniające do wdrażania i szkolenia w zakresie oferowanego systemu.
c) Wykażą się w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej dwiema dostawami odpowiadającymi swoim rodzajem dostawom stanowiącym przedmiot zamówienia, tj. dostawą oprogramowania B2B rozumianego, jako dostawa o wartości nie mniejszej niż 500.000,00 PLN.
d) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie usługi.
5. Zamawiający wymaga, aby Oferenci, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu dostarczyli wraz z ofertą
• Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku, gdy ofertę w postępowaniu składać będą przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w ramach spółki cywilnej – muszą dołączyć zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej każdego ze wspólników
• W celu potwierdzenia warunku– kopię certyfikatów, uprawnień, zezwoleń jeżeli takie są wymagane.
• Wykaz wykonanych dostaw wraz z załączeniem dokumentów, że dostawy zostały wykonane należycie.
6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
8. Cena powinna być podana w kwocie netto, w PLN i musi zawierać ostateczną, sumaryczną cenę obejmującą wszystkie elementy systemy ERP i koszty z uwzględnieniem wszystkich opłat oraz ewentualnych upustów i rabatów.
9. Zaproponowane ceny pozostają stałe przez cały okres realizacji zamówienia.
Kryteria oceny:
Przy wyborze oferenta będziemy się kierować zaproponowaną ceną oraz parametrami technicznymi w następujących proporcjach:
1. Cena 60% - max 60 punktów. (sposób liczenia podany poniżej)
2. Właściwości techniczne oprogramowania polegające na posiadaniu przez aplikację modułu WMS będący integralną częścią aplikacji ERP - 20% - 20 punktów.
( tak -20 punktów / nie - 0 punktów)
3. Właściwości techniczne oprogramowania polegające na posiadaniu przez Sklep/Oddział automatycznej możliwości replikacji danych. Funkcjonalność ta jest konieczna w kontekście obsługi serwisów 20% - 20 punktów.
( tak -20 punktów / nie - 0 punktów)
Sposób liczenia parametru cena
Uzyskane w poszczególnych kryteriach punkty sumują się. Oferent, który dostał najwyższą ilość punktów wygra procedurę ofertową. W przypadku nie podaniu informacji o spełnianiu właściwości technicznych oprogramowania przysługuje liczba punktów 0.
Termin składania ofert: do 12 Stycznia 2012r. godzina 15:00.
Oferty proszę kierować na adres biuro@aaltonen.pl lub dostarczyć osobiście do siedziby firmy Aaltonen Sp. z o.o. 03-994 Warszawa, ul. Wał Miedzeszyński 438.
Oferta powinna zawierać następujące informacje:
Nazwa oferenta
Dane adresata oferty
Cena w wyrażona w kwocie netto w PLN
Data sporządzenia oferty
Okres ważności
Z poważaniem